00以一個偽小店的資料庫記錄我在Excel中的所學所想

 

為一切編上編號吧!

易於維護、方便直觀。

C000001、C00002、......這樣的編號相信很少人會自己一個個手打,

比較常用的方法是下拉,但只適用於一直順序的情況,中間若是有所修改,不管插入還是刪除都會很麻煩的,

所以不要懶了,用[儲存格格式]吧~

一. 制訂儲存格格式控制資料樣式

儲存格格式應該很多人都會用,

所以就一圖帶過吧,選取>右鍵>儲存格格式>自訂>C00000.

之後只要輕輕鬆鬆打個一位數、兩位數就可以了,簡直是懶人福音。

 

二. 利用資料驗證製作下拉選單

號都編了,然後就是輸入貨物資料了,

雖然是一家小店,但貨物的類型總是很多的,一樣一樣輸入是要我瘋掉嗎?

此時就可以用到下拉選單了。

[資料驗證]顧名思義就是驗證資料是否正確的功能。

(1).

最簡單的使用可以參考 客人資料 表

客人有男有女,即使有只是三種,不會有第四種了吧......[誤]

這種選擇有限的時候就可以用到資料驗證,不用重覆輸入、避免手誤,

資料>資料工具>資料驗證>清單

在來源上打上可能的選項,中間用","分隔。

 

成功之後,一旦輸錯資料就會有提醒了。

(好像沒有很有用的樣子......)

(又沒有自動修正......)

以上是[資料驗證]的簡單例子,而要用在下拉選單中也是同樣的方法,因為其實我們的下拉選單已經成功了,

只要你在設置資料驗證的時候,勾選了允許<儲存格內的下拉式清單>就可以了,

不過是否勾選還是要視情況吧,

反正我覺得M/F這邊用手打可比勾選快捷多了。

(2).

中級的話就是把資料來源指定為一個區域,

當資料很多又常常用到的話總不可能每次手打吧,

 

常用EXCEL的人一定很熟悉這個按鈕,

 

 

因為又到了可以偷懶的時候了。

 

Image 005 

要知道貨物名稱通常可沒有這麼簡單,說不定是描述型名稱:OL款修身淑女款毛衣,又可能是供貨商編號名字:86745923毛衣,

總不可能把這些名字都一一輸入剛才那小格子裡吧,

 

此時只需利用那個按鈕找到你的資料來源,

一切就是這麼簡單,

此時若是你想再多進幾種類型的貨物、修改貨物名稱什麼的,

都只需動動手指頭改變一下資料來源範圍就可以了,So easy~

可當資料越來越多、範圍越來越亂的時候,

即使是製作者也可能會弄混,

何況還可能有其它的使用者呢,

此時[定義名稱]便顯得十分有用呢,

只要名稱起得貼切,不用記就可以開用了,

公式>已定義之名稱>定義名稱

名稱定義好後,資料驗證中的來源就更簡明了呢。

(3). 「多層下拉式清單」

既然上面的是中級,

自然便有高級的方法。

雖然我的店現在還只是在準備階段(根本就不會有),但我的店只要開了就一定會很受歡迎啊,真擔憂啊~

貨物類型一定也會越變越多的啊,這樣要滾到什麼時候才看到要用的呢~

所以分類吧~毛衣襯衫都是上衣,為什麼就不能相親相愛,一定要分開呢?

讓我先來一個簡單的例子:

↑雖然一眼就能看得出很隨意,但我真的是盡力了。

做好這樣的資料表格後就可以開始[定義名稱]

一個一個定義麼?把我當是廉價勞工麼?摔!

懶人自然要更會用方法偷懶,

要是你自認勤勞的話大可一個個定義哦~

 

公式>已定義之名稱>從選取範圍建立

告訴電腦你類名的位置,一般都在頂端或最左,

這次我的類名在最左,

上裝包括毛衣、襯衫......

另外一邊也是同樣做法,

毛衣包括日系、韓風,

一切設置好之後,就可以打開名稱管理員確認是否正確,

這樣就大功告成了! 嗯~只是準備工作......

[多層下拉式選單]可以開始囉,

其實跟之前也是異曲同工,

第一列像之前那樣設置is ok.

第二列就有少許不同,因為是根據前一列的選項而變化的,所以要用以下公式:

=indirect(?1)

記得要從第一列開始,

會彈出錯誤消息,不用管,按[是]就可以了,

如此便成功了~

三欄都可以

如果你想,可以一直indirect下去哦,主要是想不出來這麼多層的分類,

話說這是我第一次做三層的。

剩下的價格、產地、備註什麼的就不要懶了,

一個個打吧,

記得用儲存格格式限制資料樣式,不然就不好看了。

如此,貨物資料表就搞定了~~(暫時)

 

2016.02.03 Updated[顏色篩選]

想到一個小方法,

可以利用Excel的[顏色篩選]功能,為貨物貼上標籤,一目了然,還可以按顏色瀏覽貨品表呢~

有看不懂的童鞋嗎?

 

其實只是簡單地利用儲存格底色而已。

這是一頂淡紫的韓風帽子。

現在看一下所有黑色的貨物吧。

Okay~

 

02第二步-建立銷售記錄資料表[vlookup][if...][IsNA]--以一個偽小店為例

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