00以一個偽小店的資料庫記錄我在Excel中的所學所想

01第一步-建立貨物資料表[資料驗證][下拉選單][定義名稱]--以一個偽小店為例

 

之前就提過主頁君、也就是本人很喜歡用Template,既可減少重複勞動,又能保存原始資料。

這邊自然就會有一個Daily Template了,

我們先以02.02的日常銷售記錄作為例子看一下這個表有什麼功能吧~

 

銷售記錄資料表全面觀

日期、客戶、貨品、收費、備註......

銷售表所需的基礎資料大概就是這些了吧。

因為是按日期新增的工作表,所以日期全是同一個,第一欄下拉清鬆搞定。

客戶與貨品編號直輸就可以了,

當然,如果我真有一家店的話,掃碼器這種偷懶器是絕對不能少的,

所以只要一掃就可以了唷~

 

這邊主頁君有一個疑問,

其實有沒有人真的是拿Excel來進行銷售記錄的?

因為為了之後能更好地使用以及進行資料維護,

每條資料完整一致是很基本的,

在銷售記錄這邊我覺得應該是以每一次交易作為一條記錄的,

但這樣的話又如何直截了當地看到商品信息呢?

所以此處暫以交易中售出的貨物作為主體,

如果有任何建議或更好的做法,歡迎留言。

 

不管商品還是客人,很多時候都需要用到備註,

商品有否打折、客人是否難纏,

備註可能是為了工作方便,

但很多時候是為了稍微宣洩一下服務過程中的不滿[笑],

如果有做服務業的朋友,此處應有共鳴!

而這些備註理應是記錄在客人表以及貨物表中的,

但在服務過程中哪有那個外星時間讓你左查右查?

讓Excel自動生成是很必要的,

讓我們看看哪些欄之間是有關聯的:

[vlookup]

客戶編號客人備註

 

貨品編號品名

它們之間的關聯可以用[vlookup]函數來實現。

=vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

=vlookup(尋找的值,資料來源,想顯示的資料位於資料來源的第n欄,[是否模糊查找(可省略)])

客戶編號客人備註

=vlookup(客戶編號,客人資料表,顯示結果位於尋找的值後第9欄(尋找的值為1),非模糊查找)

貨品編號品名

=vlookup(貨品編號,貨物資料表,顯示結果位於尋找的值後第5欄(尋找的值為1),非模糊查找)

 

如果有多家分店,可用上一步教程中提到的[資料驗證][下拉選單]哦~

 

再看回總表,

有沒有覺得哪裡不對勁?

客人備註那裡!若是不小心被客人瞄到,不知會不會爆發大戰呢?

為保安全,主頁君覺得這種私密信息還是偷偷地看好了。

 

[if...]

我想實現[如果我想看、就顯示給我看]的功能,

自然就是要用到[if]函數了。

=if(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

=if(判斷條件, 符合條件做這段, 不符合條件做這段)

[if]函數可不斷嵌套的,只要你沒有被它弄昏的話。

=if(G?="c"[G欄出現c(see)],剛才已經成功的函數vlookup[顯示結果],"  "[顯示空白](可省))

追求完美的童鞋們,

是不是早就被表中的"#N/A"弄得心緒不寧了呢?

此時也可以用到[if]哦~

另外還要用到[IsNA]函數,

=isna(value)

這是一個簡單的邏輯判斷函數,判斷括號內是否空值,空返回true,非空返回false。

把之前的函數改成:

=if(isna(查找函數)[是否查找到結果],"  "[如果沒有返回空白],查找函數[如果有就查找結果])

請看品名和收費的差別。

 

個人小Tips~

1)

函數的多層嵌套很容易會出錯,大至整個邏輯錯誤, 小的可能僅是缺了一個括號,

所以在輸入公式時從最核心做起,譬如上面的

=if(isna(vlookup(...),"  ",vlookup(貨品編號,貨物資料表,n欄,false))

主頁君就是按照教程順序設的,

首先我想做的是查找相關的資料,

然後才是不顯示空值,

這裡僅是兩步,好處還不太明顯,但若是想做的功能太多,就會很容易混亂。

那好處是什麼呢?

一次專注於一種功能

每完成一種功能都有即時的反饋,即時反映是否有錯誤

2) [Ctrl+D]

如果上下有資料需要重覆輸入,

可利用[Ctrl+D]快捷鍵。

例如]:

A000017客人買了兩樣商品,你自然可以手打、下拉、copy & paste,

但個人覺得[Ctrl+D]更方便,

前提是上下資料要一致。

[Ctrl+D]的D主頁君私以為是Down的首字母,把資料複制至下面的儲存格。

同樣,類似的快捷鍵有[Ctrl+R]:

R-Right,把資料複制至右面的儲存格。

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